Microsoft Flow: Office 365 bietet neue automatisierte Arbeitsabläufe

Einige Nutzer kennen vielleicht den Dienst IFTTT: If This Then That. Man kann Aktionen automatisch eine weitere folgen lassen. Dies bietet nun Microsoft in einer Preview auch für Office365 Business Kunden an: Flow.

Die angebotenen Dienste sind vielfältig und das obere Bild zeigt noch längst nicht alle. Microsoft hat hier sehr viel Zeit investiert und bringt klare Vorteile gegenüber IFTTT. Denn IFTTT beschränkt sich auf 2 Ebenen, Flow dagegen hat die Fähigkeit mehrere Ebenen zu verknüpfen. Dazu habe ich weiter unten im Artikel ein Beispiel erstellt.

Die gebotenen Möglichkeiten sind fast endlos: Schreibt man eine E-Mail, soll der Anhang direkt in OneDrive gespeichert werden. Um sicher zu gehen, sollen dann noch alle OneDrive Daten mit einem Dropbox Account synchronisiert werden. Oder per Twitter wird eine Kontaktanfrage gestellt und dieser Kontakt soll direkt als neuer Kontakt im CRM System hinterlegt werden. Und so weiter.

Um automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, muss man Templates erstellen. Microsoft stellt dafür schon einige zur Verfügung:

Die Templates sind in 4 Kategorien gegliedert:

• Benachrichtigungen erhalten
• Datensynchronisation
• Daten organisieren
• Automatisierte Genehmigungen

Unter My flows sieht man seine erstellten bzw aktivierten Flows und kann auch neue erstellen bzw aus den vorgefertigten auswählen.

Beim erstellen eines neuen Flows wird man Schritt für Schritt durch das Setup geführt:

Hat man Flow den Zugriff auf Dienste erlaubt, kann man diese in einer Übersicht jederzeit verwalten:

Microsoft bietet aber im Gegensatz zu IFTTT mehr:

• In jedem Schritt kann man statt einer automatisierten Aktion auch eine weitere Bedingung hinzufügen.
• Es können mehr als eine automatisierte Aktion an Bedingungen geknüpft werden

Fazit

Schon als Preview macht Flow einen guten Eindruck. Auch der Funktionsumfang ist sehr gut. Eine deutsche Lokalisierung fehlt noch, hat mich aber nicht gestört. Bei der Erstellung von Flows werden eh die passenden Vorschläge angezeigt.

Für private Office365 Nutzer macht dieser Dienst auch durchaus Sinn, außer vielleicht Punkte wie CRM (Customer Relationship Management). Derzeit ist der Dienst aber noch an Enterprise Konten gebunden.

Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen machen auf jeden Fall Sinn, vor allem wenn das Unternehmen auf Microsoft Produkte setzt.