Digitale Personalplanungssoftware – so profitieren Unternehmen

Eine effiziente Personaleinsatzplanung bildet das Rückgrat für reibungslose Geschäftsprozesse in Unternehmen. Doch statt auf herkömmliche Excel-Tabellen setzen viele Unternehmen mittlerweile auf moderne Personalplanungssoftware. Diese ermöglicht es, die Ressourcenplanung und -auslastung kontinuierlich zu überwachen. – das führt nicht nur zu Zeit- und Kostenersparnissen, sondern auch zu optimierten Serviceprozessen und einer gesteigerten Kundenzufriedenheit. Dieser Artikel beleuchtet die zahlreichen Vorzüge einer digitalen Dienstplanerstellung für Unternehmen und erklärt, warum sich der Umstieg auf diese effiziente Einsatzplanung lohnt.

Diese Aufgaben übernimmt die Software

Die digitale Schichtplanung hat bereits zu Recht in vielen Unternehmen einen festen Platz erobert und spielt eine wichtige Rolle bei der effizienten Personaleinsatzverwaltung. Insbesondere größere Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiteranzahl stehen oft vor der Herausforderung, den Überblick über die komplexe Personalplanung zu behalten. Die digitale Schichtplanungssoftware bietet Unternehmen hier die Möglichkeit, Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen jederzeit an der richtigen Stelle einzusetzen – selbst wenn sich der Arbeitskraftbedarf kurzfristig ändern sollte. So können Personalausfälle vermieden und gleichzeitig Leerlaufzeiten und teure Überstunden reduziert werden.

Die digitale Schichtplanung erleichtert die Erstellung von Schichtplänen dabei erheblich: Sie automatisiert die Planung unter Berücksichtigung von Arbeitszeiten und Urlaubstagen. Zusätzlich unterstützt die Software die individuelle Dienstplangestaltung für Mitarbeiter, wodurch jeder stets über den aktuellen Stand seiner Dienstzeiten informiert ist. Typischerweise verfügen Personaleinsatzplanungssoftware über eine Vielzahl von Funktionen, wie die automatisierte Schichtzuordnung, die Arbeitszeiterfassung inklusive Abwesenheitsgründen sowie die Berechnung der voraussichtlichen Mitarbeiterzeitkonten. Fortgeschrittenere Systeme bieten auch Funktionen zur Anzeige des Personalbedarfs und Möglichkeiten der Erkennung von Über- oder Unterdeckungen.

Vorteile der digitalen Schichtplanung im Überblick

Die Umstellung auf eine digitale Personaleinsatzplanung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für Unternehmen als auch für die Mitarbeiter einige Erleichterungen im Arbeitsalltag mit sich bringen. Jeder, der sich mit Schichtplanung auskennt, weiß: Der herkömmliche Prozess der manuellen Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen kann äußerst zeitaufwendig und komplex sein. Es müssen dabei eine ganze Reihe von Faktoren berücksichtigt werden, unter anderem auch betriebsinterne Regelungen, individuelle Mitarbeiterwünsche sowie gesetzliche Vorschriften zu Arbeitszeiten und -lasten. Es kommt auch nicht selten vor, dass der Schichtplan aufgrund von Personalausfällen oder sich ändernden Anforderungen komplett überarbeitet werden muss. Die Verwendung von Excel-Tabellen oder Papierlisten ist dabei meist mit ineffizienten Prozessen, fehleranfälligen Plänen und aufwändiger Kommunikation mit den Mitarbeitern verbunden.

Die Einführung einer digitalen Schichtplanungssoftware revolutioniert diesen Prozess und bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

• Automatisierte Planungsprozesse: Die Automatisierung der Schichtplanung ermöglicht nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern. Manuelle Schichtplanung kann sehr fehleranfällig sein, da sie eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen muss und häufigen Anpassungen unterliegt. Eine Personaleinsatzplanungs-Software erkennt automatisch Kollisionen, warnt vor Mehrfachzuweisungen und stellt sicher, dass alle relevanten Regelungen eingehalten und Abwesenheitszeiten beachtet werden.
• Flexibilität: Eine digitale Schichtplan-Lösung ermöglicht eine schnelle und flexible Kommunikation mit den Mitarbeitern. Die Veröffentlichung von Schichtplänen erfolgt mühelos und benachrichtigt automatisch alle Beteiligten. Dies reduziert den Bedarf an zeitaufwendiger Kommunikation über private Kanäle der Mitarbeiter und sorgt für eine effizientere Abstimmung.
• Kostenoptimierung: Eine effektive Überwachung und Planung der Personalressourcen innerhalb des Unternehmens führt nicht nur zu einer Reduzierung des Planungsaufwandes, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Software ermöglicht einen umfassenden Überblick über den Bedarf an Arbeitskraft und stellt sicher, dass Engpässe vermieden werden. Dies trägt dazu bei, dass die Unternehmensprozesse reibungslos und ohne zeitliche Verzögerungen ablaufen können.
• Datenschutz- und Arbeitsrechtskonformität: Datenschutz ist bei der Personalplanung von entscheidender Bedeutung, weshalb jedes Unternehmen darauf besonders achten sollte. Eine gute Schichtplanungssoftware erfüllt die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und sorgt so dafür, dass alle wichtigen Regelungen zum Datenschutz automatisch eingehalten werden: Mitarbeiter können ihren Dienstplan einsehen, ohne Zugriff auf die Daten anderer Mitarbeiter zu haben. Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten gewährleistet zudem die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten und unterstützt den Arbeitgeber so bei der Erfüllung seiner rechtlichen Verpflichtungen. Dies schützt die Interessen beider Parteien – sowohl die der Mitarbeiter als auch die des Unternehmens.
• Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Digitale Lösungen bieten einen klaren Überblick über besetzte Schichten und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern. Änderungen werden in Echtzeit sichtbar, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht. Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten online erfassen und ihren Dienstplan jederzeit bequem einsehen. Dies fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Selbstbestimmung, sondern kann sogar zur Reduktion und Vorbeugung von Konflikten innerhalb des Teams beitragen.