App zum Sonntag: APLICONUS infield – Belege, Reisekosten u.m. einfach managen

In dieser Rubrik stellen wir euch jeden Samstagabend die App zum Sonntag vor – Dabei bieten wir auf der einen Seite Entwicklern die Möglichkeit, ihre App vorzustellen und testen auf der anderen Seite Apps, die uns empfohlen werden oder besonders gut gefallen. 

„Let’s talk business“ – Da Microsoft sich momentan auch mit seinen Mobilgeräten auf den Businesssektor ausrichtet, stellen wir euch heute eine App vor, die verschiedene Aktivitäten des Businessalltags vereinfacht: Apliconus Infield.

Was macht APLICONUS infield?

Apliconus Infield gibt es sowohl für den PC als auch für Windows 10 Mobile und ist ein nützliches Tool, um Reisekosten, Bewirtungsbelege und Zeiterfassungen übersichtlich zu speichern. Im nächsten Schritt könnt ihr dann die einzelnen Posten Kollegen und Mitarbeitern zuordnen. Das ist nicht nur praktisch als Selbstständiger, auch Mitarbeiter, die viel im Außendienst zu tun haben oder häufiger Geschäftsmeetings wahrnehmen, profitiere von Apliconus Infield.

Features auf einen Blick:

• Erfassung aller relevanten Daten zu Reisen, Bewirtungen und Zeiterfassungen
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelegen und Zeiterfassungsberichten
• Exportieren von Daten nach Microsoft Word 2013/Word 2016
• Anlage und Verwaltung von Kontakten
• Verschiedene Kontaktrollen zur Auswahl: Mitarbeiter, Arbeitgeber, Kunde, Hotel und Restaurant
• Unterscheidung von Lese- und Bearbeitungsansicht
• Möglichkeit Objekte zu verknüpfen und durch Objekte zu springen

Aufbau

Reisen

Das Modul Reisen bietet euch folgende Möglichkeiten:

• Dienstreisen erfassen, filtern, sortieren
• Bearbeiten der Details einer Reise
• Übersichtliche Darstellung des Reiseverlaufs
• Erstellung einer Reisekostenabrechnung für eine einzelne Reise

Zunächst einmal meldet ihr euch mit Vor-, Nach- und Firmennamen an. Anschließend könnt ihr eure erste Reise anlegen. Neben Abreise- und Ankunftszeit, könnt ihr das Reiseziel, Reisemittel und -kosten angeben. Alles wird übersichtlich dargestellt, die Gesamtreisekosten (ggf. mit Hotel) erscheinen am unteren Fensterrand.

Da APLICONUS infield nun weiß wohin die Reise geht, kann man dazu noch weitere Informationen anlegen:

Man kann sich die Fahrplanauskunft durchgeben lassen, Wegstrecke berechen, die Reise als Dokument erstellen (dann erscheint eine komplette, sauber formatierte Auslagen- und Kostenaufstellung) und sie natürlich auch an die Startseite heften.

Kontakte

Das Modul Kontakte bietet euch folgende Möglichkeiten:

• Persönliche Kontakte anlegen, filtern, sortieren
• Anzeige der Details und der möglichen Aktionen zu einem Kontakt
• Ablage von Zusatzinformationen zu Kunden, Mitarbeitern, Arbeitgebern
• Erstellung von Dokumenten und Briefen unter Verwendung einer Word-Dokumentvorlage

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, können Reisen und Meetings mit verschiedenen Personen oder Orten verknüpft werden, sodass man auch nach längerer Zeit die Ereignisse genau rekonstruieren kann.

Ich finde das ziemlich genial. Einziger Wermutstropfen ist, dass man sämtliche Kontakte per Hand einpflegen muss. Viel praktischer wäre es sie aus seiner Kontaktliste auswählen zu können. Orte könnten ebenfalls durch „teilen“ in Apliconus aufgenommen werden. Vielleicht wird dieses Feature im Laufe der Zeit noch nachgereicht.

Klickt man auf den Kontakt, hat man diverse Möglichkeiten diesen mit Details zu versehen. Hat man die Anschrift des Kontaktes eingefügt, werden per Knopfdruck auf „Brief schreiben“, automatisch die entsprechenden Daten in den Briefkopf eingefügt.

Auch ist sofort ersichtlich welche Mitarbeiter mit einem Unternehmen in Verbindung stehen.

Zeiterfassung

Das Modul Zeiterfassung bietet euch folgende Möglichkeiten:

• Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen, filtern und sortieren
• Übernahme des Kunden aus den Kontakten
• Übersichtliche Darstellung und Anordnung nach unterschiedlichen Kriterien
• Darstellung der Zeitaufschreibungen in einer Kalender- und einer Kartenansicht
• Erstellung von Zeitaufschreibungen auf Basis einer Microsoft Word-Dokumentvorlage

Mit der Zeiterfassung kann man sehr genau archivieren wo man zu welchem Zeitpunkt und für wie lange gewesen ist.

Bewirtung

Das Modul Bewirtung bietet euch folgende Möglichkeiten:

• Bewirtungsbelege anlegen, filtern und sortieren
• Schnelle Erfassung von Bewirtungen
• Übernahme des Bewirtungsortes und der Teilnehmer aus den Kontakten
• Erstellung eines Bewirtungsbeleges auf Basis einer Microsoft Word-Dokumentvorlage Sie behalten immer den Überblick über alle Bewirtungen, indem Sie nach Datum und Monat sortieren.

Euer Steuerberater wird euch für diese sorgfältige Aufstellung eurer Bewirtung lieben.

Auch dieser Teil der App ist so strukturiert wie die vorangegangenen. Ihr könnt die einzelnen Posten ganz einfach eintragen.

Aus den Daten, könnt ihr dann ganz einfach einen Bewirtungsbeleg erstellen.

Unterschrift drunter und ab zum Steuerberater eures Vertrauens.

Fazit

APLICONUS infield ist eine super App, um die aufwendige Kostendokumentation von Geschäftsleuten und Arbeitnehmern einfacher zu machen.

Die Anwendung ist an sich kostenlos, bietet aber einige In-App Kauf (Auslands- und mehrtägige Reisen). Dieser kostet €7,89.

Einen unverbindlichen Überblick auf Smartphones, PC und Tablet, könnt ihr euch unter folgendem Link verschafffen: