Früher haben kleine Firmen ihre Daten häufig gar nicht verschlüsselt. Heute bemüht sich fast jedes Unternehmen darum, die Daten der Kunden und die eigenen Daten zu verschlüsseln. Basierend auf den Vorschriften des DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) oder auch aufgrund des neuen Datenschutzes ist eine Verschlüsselung erforderlich. Verschlüsselungen bieten größtenteils Vorteile, können aber für kleine Unternehmen ganz schön herausfordernd sein. Wir geben euch Tipps, wie ihr die Verschlüsselungen bei eurem kleinen Unternehmen einführen könnt und wie ihr sie am besten umsetzt.
Barrierefrei ist angesagt
Wichtig bei der Verschlüsselung ist, dass alle Organisationen innerhalb der Firma zusammenarbeiten können. Sei es eine geschäftliche Technologie, eine Verwaltungsressource oder auch Geschäftspartner, alles sollte Hand in Hand gehen.
Dabei ist besonders wichtig, dass ihr euch für ein Produkt entscheidet, das sich lange verwenden lässt und auch bei der Verschlüsselung neuer Geräte dem aktuellen Standard entspricht. Bei der Auswahl solltet ihr auch darauf achten, dass rund um die Uhr jemand mit ausreichend Fachkenntnis telefonisch verfügbar ist, um auftretende Probleme direkt klären zu können. Nur so läuft alles bei euch rund.
Benutzerfreundlichkeit
Wenn ihr eine Verschlüsselung einsetzen wollt, sollte sie einfach zu verwenden sein. Sie sollte schnell und einfach installiert werden können, ohne dabei zu viele Fachkenntnisse zu fordern. Falls ein Produkt zu komplex ist, muss es von außen gewatet werden, sodass auf Dauer immer wieder Kosten auftreten können. Diese gilt es zu umschiffen und das möglichst beste und einfachste Produkt zu nutzen. Je komplexer ein Produkt nämlich ist, desto mehr Aufwand habt ihr damit.
Verschlüsselung muss nachgewiesen werden
Stellt euch vor, euer Mitarbeiter verliert seinen Laptop im Zug. Alle Daten könnten geklaut, geheime Informationen eingesehen werden. Um dem zu entgehen, hilft nur eine Verschlüsselung. Allerdings muss diese im Falle eines Verlusts auch nachgewiesen werden. In der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) steht, dass im Falle eines Verlusts nachgewiesen werden muss, dass das Gerät auch wirklich verschlüsselt war.
Wenn ihr nun auf eine Verschlüsselung setzt, solltet ihr sicherstellen, dass es eine Berichtsfunktion gibt. So kann der Verschlüsselungsstatus des Geräts gemeldet werden und ihr wisst, was mit euren Daten passiert.
Erweiterungen
Wenn sich eure Technologie immer weiter verändert, habt ihr nach ein bis zwei Jahren wahrscheinlich andere Anforderungen an die Verschlüsselung. Es lohnt sich, nach plattformübergreifenden Angeboten zu suchen, die nicht nur für Windows, sondern auch für apple oder Betriebssystemen von Smartphones zu haben ist. So ist eure Entscheidung zukunftssicher. Zudem müsst ihr immer wieder nachweisen, dass ihr auf dem neuesten Stand der Technik seid, um so das Vertrauensverhältnis zu den Kunden aufrecht zu erhalten.
Habt ihr ein kleines Unternehmen? Welche Verschlüsselung nutzt ihr, um eure Daten zu schützen?
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