Kaum ein Aspekt im Leben ist so wichtig wie die Zeit. Ist eine Sekunde erst einmal verronnen, kehrt sie nie wieder zurück. Nun stellt man sich vielleicht die Frage, was man in einer Sekunde schon machen könnte. Ein durchaus berechtigtes Argument, doch wenn man im Verlauf eines Tages mehrere Sekunden Zeit liegen lässt, summieren sich diese und werden zu einer Zeitspanne, deren Versäumnis wirklich bitter werden kann. Das gilt insbesondere für Unternehmen, denn dort ist Zeit nun einmal Geld. Es ist in der Tat kein sonderlich romantisches Sprichwort, aber es beinhaltet viel Wahrheit, denn eine Firma ist darauf aus, Umsätze zu generieren.
Dieses Ziel kann am ehesten erreicht werden, indem sämtliche Arbeitsprozesse intern gut aufeinander abgestimmt sind. Das Thema Zeit spielt also in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Wie bringt man einen Arbeitsschritt auf das höchste Effizienzniveau? Welche Schritte kann man gar ganz weglassen? Und wie geht man überhaupt mit dem Thema Erfassung der Arbeitszeit um? All diese Fragen sind wichtig zu beantworten. Vor allem auch deswegen, weil Transparenz und Optimierung der Zeiterfassung im Job immer bedeutsamer werden.
Wie handhaben moderne Unternehmen die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter?
Der Einsatz von Personal und dessen Erfassung der Arbeitszeit wurde in vielen Unternehmen bis zuletzt eher recht altmodisch gehandhabt. So fand man in kleineren und mittleren Firmen noch immer von Hand erstellte Personaleinsatzpläne vor und die Zeit vor Ort wurde mit der klassischen Stechuhr gemessen sowie gespeichert. Beide Methoden hatten lange Zeit ihre Daseinsberechtigung, aber inzwischen ist diese wirklich abgelaufen. Immerhin existieren zahlreiche Online-Lösungen, welche dabei helfen, diese Arbeitsschritte für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter wesentlich zu vereinfachen. Die Zeiterfassung bei der Arbeit ist diesbezüglich ein sehr gutes Beispiel. Niemand braucht mehr eine physische Stechuhr. Heutzutage empfiehlt es sich, eine clevere Online-Variante zu verwenden, denn die digitale Zeiterfassung via Smartphone App ist einfach und bequem durchführbar.
Und tatsächlich gibt es in diesem Zusammenhang facettenreiche Online-Angebote. So besteht eine Auswahl an verschiedenen digitalen Stempeluhren und auch die Ansicht der Mitarbeiter kann individuell ausgewählt werden. Auf diese Weise erzielt jeder Nutzer einer solchen App ein Gefühl, die App gerne verwenden zu wollen. Ein wertvoller Vorteil dieser Zeiterfassungsmethode via App ist die Prüfungssicherheit. Diese muss in Hinsicht auf bevorstehende Lohnabrechnungen natürlich vorhanden sein. Bei der Suche nach einem geeigneten Online-Lösungs-Partner sollten Unternehmen unter anderem darauf achten, dass ein ISO/IEC 27001 zertifiziertes Hochleistungsrechenzentrum angeboten wird. Dadurch ist der Sicherheitsaspekt für die Daten gegeben.
Warum die Zeiterfassung in einem professionellen Unternehmen so wichtig ist
Hierfür gibt es verschiedene Gründe. Selbstverständlich geht es in erster Linie darum, die Arbeitszeiten für beide Seiten – also Unternehmen und Angestellte – klar festzuhalten, um die Auszahlung des entsprechenden Lohns zu gewährleisten. Darüber hinaus spielt auch das Thema Arbeitsrechte eine Rolle. Sind beispielsweise im Arbeitsvertrag besondere Lohnversprechen für Überstunden festgehalten, hat der Arbeitnehmer durch eine korrekte Zeiterfassung den Nachweis, dass ihm mehr Geld zusteht. Gleichzeitig ist die Zeiterfassung auch für das Unternehmen wichtig, um nicht nur die Lohnabrechnung ausführen zu können, sondern auch um zu kontrollieren, ob die Mitarbeiter ihre volle Dienstzeit abgeleistet haben. Es gibt sicherlich viele Fragen und Antworten zur Zeiterfassung und daher lohnt es sich, die Zeit einzuplanen, um sich ausführlich mit dieser wichtigen Thematik zu beschäftigen. Das gilt vielleicht ganz besonders für die vielseitigen Vorteile.
Was sind die Vorteile der digitalen Erfassung der Arbeitszeit?
Bestimmte Vorteile ergeben sich bei der Transparenz und Optimierung der Zeiterfassung ganz von automatisch. Diesen Arbeitsschritt digital zu verknüpfen ist sicherlich keine schlechte Idee, denn der altmodische Vorgang mit einer echten Stechuhr ist mittlerweile klar aus der Zeit gefallen. Die Vorzüge der digitalen Erfassung von Arbeitszeit können mitunter folgendermaßen aussehen:
- Platzersparnis, da die alte Stechuhr ausgebaut werden kann
- Mehr Wirtschaftlichkeit durch Zeitgewinn beim Online-Personalmanagement
- 100 Prozent Prüfungssicherheit für Lohnabrechnungen
- Idealfall: Sichere Datenspeicherung in einem zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum
Es gibt zahlreiche Punkte, welche dafür sprechen, bei der Zeiterfassung auf eine Online-Lösung zu setzen und eine entsprechende Software zu verwenden, um dem Unternehmen sowie den Angestellten die Chance zu bieten, die Arbeitszeit ganz einfach zu erfassen. Eine Cloud-Methode für die digitale Zeiterfassung und Optionen zur übersichtlichen Personaleinsatzplanung wäre gewiss ein guter sowie cleverer Schritt, um die Firma auf die nächste Stufe der Digitalisierung zu führen.
