Die Buchführung gehört für viele Unternehmer zu den besonders unliebsamen Tätigkeiten. Das ist insbesondere der Fall, wenn sich Gründer oder Selbstständige neben dem Alltagsgeschäft zusätzlich selbst um Buchhaltung & Co. kümmern müssen. Derlei administrative Aufgaben nehmen nicht selten viel Zeit in Anspruch. Zudem ist die Buchführung mit all ihren rechtlichen Vorschriften für viele oft eine Art Schreckgespenst. Eine Unternehmenssoftware kann hier für Abhilfe sorgen, indem sie Unternehmer sicher durch den Arbeitsablauf mithilfe vorgefertigter Masken führt. Daneben hält sie weitere nützliche Features bereit.
Was sollte eine gute Software können?
Ganz klar: Eine entsprechende Software sollte ihre User in erster Linie bei der Bewältigung von Alltagsaufgaben unterstützen und dabei für einen reibungslosen Arbeitsablauf sorgen. Dazu lassen sich mit einem Buchhaltungsprogramm standardmäßig in der Regel folgende Aufgaben bewältigen:
- Buchung von Geschäftsvorfällen
- Erfassen von Belegen
- Verwalten von Kundendaten
- Erstellen von Angeboten, Rechnungen sowie Mahnungen
- Erledigung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Führen eines Kassenbuches
- Organisation der Anlagen sowie deren Abschreibungswerte
Jede Software sollte so konzipiert sein, dass sie
- dem Nutzer Zeitersparnis bringt,
- für eine Reduzierung des Arbeitsaufwands sorgt und
- dabei unterstützt, Fehler und Versäumnisse zu vermeiden.
Wichtig ist außerdem, dass das entsprechende Programm die Möglichkeit zum digitalen Datenaustausch bietet. Über ELSTER- und DATEV-Schnittstellen gelingt in diesem Fall ein schneller Austausch relevanter Daten mit dem Finanzamt sowie einem möglichen Steuerberater. Auch das sorgt für einen unkomplizierten und reibungslosen Arbeitsablauf.
Standard-Lizenz-Programm oder Freeware?
Neben solchen Software-Komplett-Paketen gibt es ebenso Freeware zum kostenlosen Download mit meist abgespecktem Leistungsumfang. Sie bieten in der Regel die Möglichkeit zur einfachen Buchführung, das heißt, dem Buchen von Geschäftsvorfällen wie beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Zu den Anbietern auf diesem Gebiet gehören beispielsweise zero oder freeFIBU. Diese eignen sich insbesondere für Existenzgründer oder Kleinunternehmer, die über ein geringfügiges Budget verfügen und deren Leistungsanforderung an die Software weniger groß ausfällt.
Fazit
Die Auswahl einer passenden Unternehmenssoftware hängt in erster Linie von dem benötigten Leistungsumfang ab.
Komplett-Programme beinhalten einen größeren Umfang an Modulen als Freeware. Aber auch hier gibt es Unterschiede: So ist beispielsweise manche Software für die Erledigung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausgelegt, mit anderen Programmen lässt sich ebenso die doppelte Buchführung vornehmen. In der Regel geben Hersteller bei Ihren Produkten an, für welche Anforderungen die Software jeweils geeignet ist.
Der deutsche Anbieter Lexware hat zum Beispiel einen interessanten Software-Ratgeber mit Informationen rund um das Thema Buchhaltung und einer guten Übersicht über die Funktionsweise und die Vorteile verschiedener Programme. Damit kann man herausfinden, welches Softwarepaket zu welchem Unternehmen passt.
Online-Tools zur Buchführung sind oft mit weniger Funktionen ausgestattet. Sie haben gegenüber Software-Boxen allerdings den Vorteil, dass sie kostenlos sind. Zudem lässt sich mit ihnen die Buchhaltung online, auch von unterwegs aus, erledigen – ganz einfach über die Cloud.
Microsoft Excel kann für Existenzgründer und Kleinunternehmer als Notlösung ausreichend sein, sofern man über gute Kenntnisse des Office Programms verfügt. Im Internet findet man kostenlose Vorlagen zur Buchhaltung, die nützlich sein können, allerdings nimmt Excel den User nicht an die Hand und bietet keine spezialisierten Funktionen wie eine echte Buchhaltungssoftware.
Wer sich einmal für eine Software oder ein Tool entscheidet, sollte die Wahl vorab ausreichend bedenken. So muss man sich nur einmal einarbeiten und das Programm sorgt relativ schnell für Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.
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