Die Integration von Office in eine Branchensoftware – was gibt es zu beachten?

Microsoft Office gehört in den meisten Unternehmen zur Standardausrüstung. Textdokumente werden mit Word erstellt, Tabellen selbstverständlich mit Excel und E-Mails verwaltet Outlook. Da viele Menschen Office auch privat benutzen, muss für neue Mitarbeiter meist nur wenig Einarbeitungszeit eingeplant werden. Folglich ist es keine Überraschung, dass Office aufgrund seiner vielen Funktionen und intuitiven Bedienbarkeit mittlerweile in vielen Firmen in fast alle erdenklichen Geschäftsprozesse involviert ist. Doch was passiert, wenn sich Unternehmen irgendwann dafür entscheiden, eine Branchensoftware wie z. B. ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) zu implementieren? Klappt die Integration von Office auch in so einem Fall reibungslos?

Das ERP-System muss mitspielen

Bei der ERP-Auswahl gibt es viele Kriterien, die Firmen unbedingt berücksichtigen sollten, bevor sie sich gezielt für solch eine Branchensoftware entscheiden. Wichtigstes Feature bei der Integration von Office ist dabei insbesondere, dass das jeweilige ERP-System überhaupt integrationsfähig für die Anwendungen von Microsoft ist. Zudem sollte dieser Abstimmungsprozess im Bestfall in beide Richtungen möglich sein. Office-Dateien nur in der Branchensoftware abspeichern zu können, um anschließend wieder die Anwendung wechseln zu müssen, ist sperrig und verzögert Workflows. Um ein effizientes Arbeiten zu garantieren, sollte es für die Anwendungen kein Problem sein, Office Dokumente kompatibel einzubinden. Gleichzeitig muss es außerdem möglich sein, mit Hilfe von Office auf ERP zuzugreifen. Mittlerweile zählen Office-Schnittstellen zu den Basics einer Branchensoftware, je nach Anbieter kann sich der Funktionsumfang jedoch unterscheiden.

E-Mails optimal verwalten

Um Meetings oder wichtige Kundentermine zu koordinieren, wurde früher viel Zeit am Telefon verbracht. Heute lässt sich das alles mit ein paar Klicks in Outlook regeln. Damit wichtige Kontakte und Informationen nicht verloren gehen, sollte eine zuverlässige Branchensoftware zumindest über ein entsprechendes Plug-In verfügen. Mails landen so ohne großen Aufwand ebenfalls im ERP-System und werden dort abgespeichert. Zusätzlichen Schutz bietet hier eine individuelle Passwortbarriere für jeden berechtigten Nutzer. Zudem sollte sowohl die Abstimmung zwischen Outlook und ERP mit Blick auf Dokumente, Aufgaben, Kontakte und Termine ohne umständlichen Anwendungswechsel erfolgen.

Dokumente müssen klar zuordenbar sein

Und wie sieht es mit Excel, PowerPoint und Word aus? Wie kann die Integration bei diesen drei Tools gelingen? Auch hier sollte der Austausch zwischen Office und ERP wieder in beide Richtungen möglich sein. Eine große Erleichterung ist es z. B., wenn es mit Hilfe der Branchensoftware möglich ist, bestimmte Dokumente oder Präsentationen direkt Projekten oder Aufgaben innerhalb des ERP-Systems zuzuordnen. Gleichzeitig darf es kein Problem darstellen, Office-Dokumente mit ein paar Klicks direkt in der Branchensoftware abzulegen. Vom Interface her sollte eine gute Anwendung deshalb über ein Menü verfügen, durch das die Office-Werkzeuge schnell zugriffsbereit sind.

Microsoft ist noch für Überraschungen gut

Skype ist vielen bekannt, aber wie sieht es mit MS Teams aus? Mit diesem Werkzeug lassen sich Projekte koordinieren. Besonderes Extra ist die Chat-Funktion, durch die sich Mitarbeiter schnell und unkompliziert austauschen können. ERP-Anwendungen, die solche Tools unterstützen, bieten einen zusätzlichen Mehrwehrt, der in Zeiten der Digitalisierung unverzichtbar ist.

Alle Systeme auf den Prüfstand stellen

Zusammengefasst beginnt die Integration von Microsoft Office in eine Branchensoftware mit ausgiebiger Recherche. Unternehmen müssen genau prüfen, welche Funktionen sich ohne Probleme übertragen lassen und wie hoch der generelle Kompatibilitätsfaktor zwischen beiden Anwendungen ist. Nur wenn ein ERP-System von Grund auf integrationsfähig ist und ein reibungsloser Austausch zwischen beiden Seiten gewährleistet ist, steht einer erfolgreichen Integration nichts im Weg.