Microsoft Office ist seit Jahrzehnten als umfangreiche Suite für eine Reihe von Aufgaben im Büro bekannt. Das Softwareunternehmen aus Redmond bietet inzwischen mehrere Optionen an, mit denen Betriebe die anfallenden Arbeiten im Büro erledigen.
Die klassische Variante: Microsoft Office
Wer schon länger mit Produkten von Microsoft arbeitet, kennt das Paket mit der Bezeichnung Office. Es handelt sich um eine Sammlung von Anwendungen, mit denen Sie für die häufigsten Arbeiten im Büro gerüstet sind.
Alle paar Jahre veröffentlicht Microsoft eine neue Edition dieser Suite. So folgte auf Office 2019 die aktualisierte Version Office 2021. Von Office gibt es immer verschiedene Editionen. Diese unterscheiden sich in den Anwendungen, die im Paket vorhanden sind. So erhalten Sie mit Home & Student die reinen Basisfunktionen. In der Suite Office 2021 sind dies Word, Excel und PowerPoint. Mit Home & Business erhalten Sie zusätzlich noch Outlook. In der Edition Office 2021 Standard sind dazu noch Publisher sowie die Datenbanksoftware Access vorhanden. Mit Office Professional und Professional Plus bietet Microsoft Ihnen auch Optionen für den gewerblichen Einsatz. Hier ist zum Beispiel Teams für die Durchführung von Videokonferenzen und die Organisation von Arbeitsgruppen vorhanden.
Inzwischen ist zudem Microsoft Outlook für Mac-Nutzer kostenlos. Unabhängig davon, welche Version von Office Sie nutzen, Sie können die Anwendung kostenfrei im App-Store von Microsoft herunterladen.
Für Unternehmen interessant: Microsoft 365
Mit Microsoft 365 steht Ihnen eine Option für Büroaufgaben zur Verfügung, die durch einen größeren Funktionsumfang sowie die enge Verknüpfung mit der Cloud auffällt. Einige der Anwendungen sind so vollständig in der Cloud gehostet. Dazu zählen Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online. Die anderen Anwendungen, wie eben die Klassiker Word, Excel oder PowerPoint, können Sie sowohl webbasiert nutzen als auch lokal installieren.
Bei Microsoft 365 erwerben Sie die Software nicht per einmaligem Kauf, wie dies bei dem Office-Paket der Fall ist. Viel mehr existiert hier ein Abonnement-Modell. Dieses läuft monatlich oder jährlich. Die Kosten orientieren sich am Funktionsumfang sowie der Anzahl der Arbeitsplatzlizenzen. Pro Arbeitsplatzlizenz können Sie jedoch mehrere Geräte aktivieren. Somit kann ein Nutzer Microsoft 365 am PC im Büro, auf dem Laptop, dem Smartphone und zusätzlich dem Computer im Homeoffice nutzen. Sie benötigen hierfür nur eine Lizenz.
Auch diese Suite gibt es wieder in verschiedenen Editionen. Mit Microsoft 365 Basic erhalten Sie die Grundfunktionen. Diese Variante ist, wie auch die Private-Edition, vor allem für den Endnutzer konzipiert. Die Funktionen, die für Unternehmen interessant sind, gibt es in den Editionen Microsoft 365 Business und Enterprise. Dazu gehören vor allem Anwendungen, von denen Sie im Geschäftsalltag profitieren. Eine dieser Anwendungen ist Microsoft Teams. Diese Plattform erlaubt es, dynamische Gruppen für Projekte oder die internen Abteilungen zu formen. In den Gruppen tauschen Mitarbeitende Daten aus oder kommunizieren per Chat sowie Videokonferenz. Zu den weiteren Anwendungen in Microsoft 365 gehören Skype for Business sowie Power BI Pro, das Ihnen Funktionen für die Geschäftsanalyse bereitstellt.
„Mit der Grundausstattung können Sie Texte verfassen, mit Zahlen und komplizierten Formeln jonglieren, schicke Präsentationen erstellen, sich in die Datenflut von Mails stürzen und Termine checken. Diese Funktionen spiegeln jedoch nur einen Bruchteil der Tool-Box wider. Microsoft 365 ist ein Produktivitäts-Booster und hält Spezialwerkzeuge der Premiumklasse für Sie bereit“, so beschreibt es das NIC Systemhaus aus Göppingen, das Microsoft 365 Lösungen für Unternehmen ab 100 Bildschirmarbeitsplätzen anbietet.
Was sind die Unterschiede zwischen Microsoft Office und 365?
Sowohl das Office-Paket als auch Microsoft 365 bringen alle Funktionen mit, um alltägliche Arbeiten im Büro zu erledigen. Dennoch gibt es klare Unterschiede zwischen den beiden Suiten. Einer der zentralen Unterschiede ist die Aktualisierung der Anwendungen. So erhalten Sie bei Microsoft 365 regelmäßig neue Funktionen in Word und anderen Anwendungen der Suite. Sie haben somit immer die aktuelle Version von Microsoft 365. Erwerben Sie hingegen Office 2021 oder eine andere Version dieser Suite, bleiben Ihnen diese Aktualisierungen verwehrt.
Bei den Lizenzen für die Nutzer unterscheiden sich die beiden Lösungen ebenfalls grundlegend. Mit Microsoft 365 haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Arbeitsplätzen mit einer Lizenz freizuschalten. In der Version Business sind dies 300 Nutzer, in der Enterprise-Edition ist die Anzahl der Arbeitsplätze sogar unbegrenzt. Bei Office erwerben Sie hingegen immer eine einzelne Lizenz für einen Arbeitsplatz.
Ein weiterer Unterschied zwischen Microsoft 365 und Office 2021 ist der Zugriff auf den Speicherplatz in der Cloud. Zu Microsoft 365 gehört ein direkter Zugriff auf die Cloud mit eigenem Speicherplatz.
Weiterhin gehört Microsoft Teams für die Kommunikation bei allen Varianten von Microsoft 365, die für die kommerzielle Nutzung konzipiert sind, zum Funktionsumfang. Bei Office erhalten Sie dies nur in der Version Professional Plus. Darüber hinaus hat Microsoft 365 eine neue UX, die Ihnen das Arbeiten mit der Software erleichtert. Diese finden Sie nur bei den neueren Versionen von Office.
Microsoft Office ist somit in erster Linie für private Anwender oder Selbständige konzipiert. Mit Microsoft 365 erhalten Sie hingegen eine Lösung mit deutlich größerem Funktionsumfang. Zusätzlich ist Microsoft 365 skalierbar, was die Anzahl an Nutzern betrifft. Somit ist diese Option deutlich besser für die Anforderungen von Unternehmen geeignet.
